Mai come in questo ultimo anno il panorama scientifico è stato caratterizzato da studi sullo Smart Working con l’obiettivo di presentarne ad aziende e dipendenti i benefici.
Se sfruttato nella maniera giusta, infatti, lo Smart Working offre diversi benefici. Alcuni dati raccolti dopo il periodo di lockdown hanno evidenziato una diminuzione dello stress per il 55% dei dipendenti, mentre oltre il 90% ha dichiarato di aver recuperato il tempo solitamente sprecato nello spostamento dalla propria casa all’ufficio[1]. Inoltre, il 46% degli smart workers è riuscito a gestire meglio l’equilibrio tra vita familiare e professionale, e il 35% si è sentito più motivato e coinvolto[2].
Tuttavia, affinché lo Smart Working riesca a produrre questi benefici è importante consolidare la propria capacità di gestire correttamente le energie mentali, altrimenti il rischio è quello dell’iperlavoro, della frammentazione delle attività e della perdita di focalizzazione.
I due nemici della focalizzazione: multitasking e interruzioni
Un celebre esperimento del 1999 di Chabris e Simons ha dimostrato quanto la nostra capacità di attenzione sia estremamente limitata.
L’attenzione selettiva è la capacità di concentrarsi su uno stimolo ed elaborarlo in maniera privilegiata per il raggiungimento di uno specifico obiettivo. Infatti, lo stimolo a cui si presta attenzione viene selezionato ed elaborato in maniera più efficiente rispetto a tutti gli altri presenti nell’ambiente: questo costituisce un fattore di fondamentale importanza quando si parla di Smart Working.
Mantenere l’attenzione focalizzata su una particolare attività richiede tante energie mentali. Per gestirle al meglio dobbiamo imparare a evitare due pessime abitudini che rischiano di essere amplificate quando si lavora in Smart Working: il multitasking e le interruzioni.
Il termine multitasking, parola ormai di uso comune, deriva dell’informatica e indica la capacità di un sistema operativo di eseguire più programmi contemporaneamente; essere persone multitasking significa, quindi, riuscire a svolgere più attività nello stesso momento. Si tratta di un fenomeno complesso che ha preso piede negli ultimi anni, probabilmente a causa dalla velocissima trasformazione del contesto culturale e sociale in cui viviamo. Di conseguenza, essere multitasking è oggi oggetto di vanto – un’abilità da allenare per stare al passo con i tempi.
Sorge però spontanea la domanda: essere multitasking è davvero un pregio? In realtà, quando ci troviamo ad affrontare attività che richiedono concentrazione e attenzione focalizzate, il multitasking diventa piuttosto un’illusione, che ci induce a credere di riuscire a fare bene più cose contemporaneamente.
Ad esempio, riuscireste a portare a termine il calcolo di una difficile operazione matematica mentre recitate ad alta voce il primo canto della Divina Commedia?
Il nostro cervello lavora bene in serie, ma malissimo in parallelo, è perciò impossibile riuscire a portare a termine due attività complesse svolgendole nello stesso momento. Tutt’al più possiamo fare un compito che eseguiamo automaticamente, come ad esempio guidare, e un compito che ci richiede uno sforzo, come parlare con la persona seduta accanto a noi. Tuttavia, già in questo caso la nostra attenzione si riduce molto rendendoci meno preparati ad affrontare un imprevisto.
Un’altra cattiva abitudine è il passaggio continuo da un’attività all’altra, attraverso interruzioni del lavoro. Le mail, le urgenze, le notifiche dello smartphone sono tutti elementi che catturano la nostra attenzione spingendoci a mettere in pausa l’attività che stiamo svolgendo. Come detto in precedenza, il nostro cervello lavora meglio quando può concentrarsi su una singola attività, per cui il rimbalzo frenetico tra azioni diverse ci rende poco efficienti ed efficaci, aumentando invece stress e affaticamento.
Se, ad esempio, interrompiamo la stesura di un documento importante a causa dell’arrivo improvviso di una mail e del nostro desiderio di aprirla, leggerla e rispondere aumenteremo – in media del 30%[3] – il tempo necessario per terminare la nostra attività principale, raddoppiando inoltre la probabilità di errore[4]
Questa disorganizzazione è un pessimo modo di sprecare le nostre energie mentali diminuendo il livello finale di performance.
Le due buone pratiche da non sottovalutare
La prima buona pratica per migliorare l’uso delle energie mentali in Smart Working consiste nel fare una cosa alla volta, concentrando tutta l’attenzione disponibile su quella.
Nonostante il contesto lavorativo ci spinga a portare avanti più attività contemporaneamente, è importante allenarsi a resistere e a controllare l’utilizzo della nostra attenzione in maniera più consapevole e intenzionale.
Partiamo dal presupposto che la nostra energia mentale è una risorsa limitata e preziosa, da cui dipende il raggiungimento dei nostri obiettivi e che abbiamo la responsabilità di gestire al meglio e di proteggere, quando serve.
Utile, in quest’ottica, lavorare tenendo chiuso il client di posta elettronica (potentissima fonte di distrazioni e interruzioni!) e pianificando i momenti da dedicare alla lettura e alla risposta alle e-mail ad intervalli dedicati e – anch’essi – focalizzati.
Altrettanto importante segnalare a chi ci circonda – soprattutto a casa – quando siamo concentrati e non vogliamo essere disturbati. Può bastare un semplice segnale concordato, come un post-it appeso alla porta o il fatto di indossare delle cuffie. Ciò che conta è rendere evidente che in quel momento abbiamo bisogno di restare focalizzati e di non essere interrotti.
In campo sanitario, ad esempio, una pratica simile ha ridotto del 47% gli errori commessi dagli infermieri durante le procedure di somministrazione di farmaci complessi[5].
In aviazione è invalsa da decenni la regola della cosiddetta “cabina sterile”: nelle fasi più critiche del volo – ossia decollo e atterraggio – è vietata ogni conversazione o attività non strettamente pertinente le procedure operative standard. [6]
La seconda buona pratica consiste nel non dimenticarsi di fare pause frequenti.
Studi scientifici, infatti, hanno dimostrato che la curva dell’attenzione dura meno di 1 ora e per questo motivo è importante fare delle brevi pause che siano rigeneranti per la nostra mente.
Sono sufficienti 3-5 minuti ogni ora, che – però – non devono diventare una scusa per controllare le mail, ma devono essere momenti in cui “staccare la spina”. Ad esempio, facendo una breve camminata tra il salotto e la cucina, bevendo un bicchiere d’acqua, scambiando due chiacchiere con chi si trova a casa con noi, o ancora, uscendo sul balcone per prendere una boccata d’aria fresca.
Fare pause brevi ma ripetute ci permette di non arrivare “a secco” a fine giornata e di rigenerare spesso la curva della nostra attenzione.
Imparare a dominare le distrazioni che ci circondando, a focalizzare la nostra attenzione su un’attività alla volta e a sfruttare le nostre energie mentali sapientemente sono i passi fondamentali per lavorare in modo SMART!
[1] “Smart Working – what to improve when the emergency is over?”, morningfuture.com, Giugno 2020, https://www.morningfuture.com/en/article/2020/06/26/smart-working-emergency-mariano-corso-cgil/953/
[2] Vacca M., “Mariano Corso (responsabile Osservatorio Smart Working): lavoro agile alla ribalta al tempo del Covid-19”, businessinsider.com, Marzo 2020, https://it.businessinsider.com/mariano-corso-responsabile-osservatorio-smart-working-lavoro-agile-alla-ribalta-al-tempo-del-covid-19/
[3] Dux P. et al, “Isolation of a Central Bottleneck of Information Processing with time-resolved fMRI”, Neuron¸ vol. 52, No.6, Dicembre 2006
[4] Altmann E. et al, “Momentary interruptions can derail the train of thought”, Journal of Experimental Psychology: General, vol. 143, No. 1, Febbraio 2014
[5] Wood D., “Decreasing disruptions reduces medication errors”, RN.com, 2009, https://www.rn.com/Pages/ResourceDetails.aspx?id=3369#:~:text=Reducing%20distractions%20during%20medication%20administration,facilities%20safer%20medication%2Dpass%20processes
[6] https://en.wikipedia.org/wiki/Sterile_flight_deck_rule
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