Le organizzazioni sono sempre più consapevoli che l’approccio digitale sia ormai fondamentale per evolvere e stare al passo coi tempi. La digitalizzazione offre una grande opportunità per ottimizzare e snellire i processi lavorativi, consentendo alle organizzazioni di focalizzarsi sulla produzione di valore.

La digitalizzazione è un tema tanto attuale quanto trasversale: se per le aziende significa rimanere competitivi sul mercato, per gli enti pubblici si traduce in una maggiore efficacia dell’attività amministrativa mantenendo standard qualitativi che soddisfino gli utilizzatori finali o la comunità di riferimento.

Vi raccontiamo la nostra esperienza con il Comune di Bologna!

Perché questo progetto è molto interessante?

Perché, attraverso la digitalizzazione, agisce su più sfere:

  • saranno i processi e le pratiche di lavoro a essere innovati: molto può essere migliorato e semplificato grazie alla digitalizzazione.
  • il percorso di change management è stato pensato con un collegamento diretto ai bisogni degli utilizzatori finali che possono essere interni (colleghi di altre strutture) o esterni (per il Comune di Bologna: cittadini, professionisti, studenti, turisti…)
  • un obiettivo del progetto è quello di favorire la transizione digitale all’interno dell’organizzazione
  • il progetto fornisce alle persone la possibilità concreta di divenire attori di innovazione

Come ben si comprende, questo approccio integrato non interessa solo le pubbliche amministrazioni, ma tutte le organizzazioni – anche del settore privato – che vogliano davvero promuovere una cultura della digitalizzazione e dell’innovazione che non sia fine a se stessa.

Il cambiamento parte dall’interno

Come sostenuto da Tom Peters, scrittore e studioso delle pratiche di business management, “il cambiamento è una porta che si apre solo dall’interno”. Quindi un primo passo è quello di individuare all’interno dell’organizzazione i promotori del cambiamento: punti di riferimento che sono acceleratori del cambiamento stesso. Di questo abbiamo parlato anche nell’articolo “I migliori Brand Ambassador o Change Agent? I tuoi collaboratori!” (https://www.assessmentonline.it/2020/04/09/i-migliori-brand-ambassador-o-change-agent-i-tuoi-collaboratori/).

Nel Comune di Bologna i promotori di questo cambiamento digitale sono i facilitatori digitali.

Come sono stati individuati i facilitatori digitali nel Comune di Bologna?

Un’attività di assessment digitale online rivolta a 4000 dipendenti ha permesso di identificare i 280 facilitatori digitali del Comune di Bologna.

Se pensate che bastino le competenze digitali per essere un facilitatore, commettete un errore! Sono importanti non solo le competenze digitali, ma anche il digital mindset, l’apertura al cambiamento e la motivazione a esserne promotori. Questi aspetti sono stati “potenziati” attraverso un percorso formativo ad hoc. L’obiettivo è duplice

  • rendere i facilitatori digitali consapevoli del proprio ruolo e rinforzare la loro capacità di influenza
  • favorire lo sviluppo di competenze, conoscenze e strumenti connessi all’innovazione, all’analisi organizzativa e al miglioramento dei processi.

Il cambiamento coinvolge tutti

Dopo questo percorso formativo ad hoc rivolto ai facilitatori digitali, è arrivato per tutti il momento di rimboccarsi le maniche e iniziare a riflettere sugli ambiti di miglioramento: quei processi che è possibile semplificare e snellire grazie alla digitalizzazione.

È però importante evidenziare che il cambiamento parte dal basso e presuppone la comprensione di ciò che funziona e di ciò che potrebbe essere invece migliorato. Questa comprensione è più genuina se si ascolta la voce di chi, quotidianamente, si scontra con problemi che potrebbero essere facilmente risolti con un approccio digitale.

Per questa ragione, la raccolta degli spunti su cui concentrarsi nella successiva revisione dei processi coinvolge non solo i facilitatori digitali, ma l’intera popolazione aziendale. E indovinate come avviene questa azione di ascolto? Sì, certo, in modalità digitale!

Per favorire la condivisione di best practice ed esperienze anche tra colleghi che non si conoscono o che lavorano in sedi fisicamente distanti, l’adozione di una piattaforma digitale può rivelarsi una buona soluzione.

Quale messaggio portarsi a casa?

Abbiamo visto quali sono le premesse per ri-disegnare i processi organizzativi in chiave digitale, riducendo gli sprechi, favorendo la collaborazione tra colleghi che non necessariamente si trovano nella stessa sede e, soprattutto, facilitando l’erogazione di un servizio eccellente e al passo con le possibilità offerte dalla digitalizzazione. Soltanto attraverso il coinvolgimento attivo di tutte le parti è possibile promuovere un cambiamento del modo di lavorare che davvero potrà essere accettato e “agito”.

Rispettate queste premesse, le modalità di realizzazione totalmente in digitale, piuttosto che in presenza, risultano efficaci proprio perché promuovono interazione, riflessione, sperimentazione e, al contempo, possono accelerare il cambiamento desiderato.

Volete sapere come andrà a finire nel Comune di Bologna e quali saranno i processi da ri-disegnare in ottica digitale?

Stay tuned.